Zehn Jahre lang müssen Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen und Buchungsbelege aufgehoben werden. Gleiches gilt für alle Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, die diese Belege verständlich machen und erläutern. Diese Unterlagen aus dem Jahr 2006 (und ältere Dokumente) können vernichtet werden.

Sechs Jahre lang müssen empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Geschäftsberichte sowie Unterlagen, die für die Besteuerung wichtig sind, aufgehoben werden. Entsprechende Belege des Jahres 2010 und früherer Jahre können somit im Jahr 2017 vernichtet werden.

Entscheidend ist, wann die Unterlagen entstanden sind (z. B. Buchungsbelege) oder fertig gestellt wurden (z. B. Bilanzen). Die Aufbewahrungsfristen beginnen jeweils mit Ablauf des entsprechenden Kalenderjahres (2006 bzw. 2010). Ist die Bilanz des Jahres 2006 beispielsweise im Mai 2007 erstellt worden, läuft die Aufbewahrungsfrist erst Ende 2017 ab. Alle Unterlagen mit Ausnahme der Jahresabschlüsse und der Eröffnungsbilanzen können auch auf Datenträgern aufbewahrt werden.

"Doch Vorsicht, wenn alte Unterlagen für das Finanzamt interessant sein könnten, verlängern sich die beiden genannten Fristen", erklärt Hans-Ulrich Liebern, Steuerexperte des BdSt NRW. Das gilt vor allem bei begonnenen Außenprüfungen, vorläufigen Steuerfestsetzungen, anhängigen steuerstraf- oder bußgeldrechtlichen Ermittlungen und schwebenden oder zu erwartenden Rechtsbehelfsverfahren.